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業績評価(パフォーマンスレビュー)とは?目的・重要な理由・評価項目・注意点【質問例付き】

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業績評価(パフォーマンスレビュー)は、パフォーマンスマネジメントの重要な要素であり、従業員のパフォーマンスの分析に大きく貢献します。

パフォーマンスを包括的に評価することで、企業は従業員に関する以下の様な貴重な情報を得ることができます。

  • リーダーシップを発揮できるか?
  • 高い視野をもって優れた業務のプロセスを構築できるか?
  • ビジネスに関する優れた知識を持っているか?

業績評価は、トップパフォーマーを浮き彫りにするだけでなく、マネージャーや人事部門が支援やパフォーマンス改善を必要とする従業員を特定するのにも役立ちます。

パフォーマンスレビューが正しく行われていれば、人事チームは以下の問題点を発見することができます。

  • 従業員のスキル不足
  • リソースの不足
  • ビジネスニーズに合わない目標
  • 全社やチームの方針整合性のない目標

しかし、パフォーマンス評価を正しく行うには、組織全体として、綿密な計画と調整が必要です。本記事では、業績評価プロセスを構築する前に知っておくべき事を解説します。

業績評価とは

業績評価とは、一定期間の業務の成果や発揮したパフォーマンスによって従業員の能力や企業に対する貢献度を測定する取り組みを指します。

従業員評価から収集されたデータは、リーダーやマネージャー、従業員が、昇進や業務の分担などさま決定を行う際に役立ちます。

効果的なパフォーマンスレビューは、情報を得るための目的と方法について検討することから始まります。

それは、人事チームにとって毎回のレビューサイクルの目的、構造、全体的なテーマについて厳しく見つめ直すことを意味します。

業績評価の目的

業績評価には、「評価」と「能力開発」という2つの目的があります。

ほとんどの企業は、評価サイクルごとにこれらの目的を交互に切り替えています。

一方で、パフォーマンスレビューの頻度が低く、その規模が拡大されていない企業の場合、両方の目標を同時に行う必要があります。

1. 評価

評価の目的が従業員の業績評価である場合、主な焦点は、目標の進捗を確認し、特定の期間の業績を評価することです。

パフォーマンスの評価は通常、年次もしくは半期に1度行う必要があり、昇進と報酬に関する重要な決定を通知する役割を果たします。

注意点としては、従業員が昇給を受けるかどうかについては、業績以外にも考慮すべきです。

ボーナスは多くの場合パフォーマンスベースですが、報酬は、在職期間、役職、周囲への影響など、さまざまな要因によって決定する必要があります。

2. 能力開発

レビューの目的が従業員の育成を促進することである場合、業績評価は、組織全体の建設的なフィードバックを促進することに焦点を当てましょう。

能力開発ベースの評価は通常、年に2〜4回行われ、従業員に以下の2つの領域についての評価を提供する必要があります。

  • 優れた結果を提供している領域
  • パフォーマンスを改善する余地がある領域

業績評価の最後には、従業員自身が成功するために必要な手順を知り、自分の役割とキャリアの両方で進歩するための行動計画を立てる必要があることを伝えましょう。

違和感があるかもしれませんが、パフォーマンスレビューに2つの目的があることは問題ありません。

年次評価などの一部のレビュー期間では、従業員(開発)と会社(評価)の両方に役立つ情報を収集するといいでしょう。

レビューの構造について厳しい心構えで考え、事前に収集したい情報がわかっていれば、正しい方向に進んでいます。

また、業績評価の例を調べて、どのアプローチが会社にとって最も役立つかを見極めるのに役立てることもできます。

業績評価が重要な理由

従業員のエンゲージメントや生産性が低下している時こそ、業績評価は、従業員のモラルを活性化し、チームを再編成するための効果を発揮します。

そのためには、マネージャーが慎重に行動し、有意義かつ納得感のある方法でフィードバックを行う必要があります。

本パートでは、業績評価が重要な理由について解説します。

1. 変化への対処法を明らかにする

業績は、従業員に何が重荷になっているのかを打ち明けてもらう良い機会です。

振り返りの会話の冒頭に、会社や仕事の変化についてどう感じているかを従業員に話してもらい、そのために何かできることはないかと尋ねると良いでしょう。

例えば、子供を学校に迎えに行くために勤務時間を1時間短縮することを許可するといった簡単なことでも、働く親にとっては大きな違いとなります。

一方で、残念ながら、多くの従業員はメンタルヘルスについて上司に相談することに抵抗があります。

ある調査では、メンタルヘルスについて上司に話す従業員は21%に過ぎず、約30%がその話をすることで解雇されたり、昇進ができなくなったりすることを恐れていることが明らかになっています。

従業員の中には、このような会話をするのが難しいと感じる人もいることを念頭に置きましょう。

人はそれぞれの方法で変化に対応しようとしていますが、従業員が自分の気持ちを率直に話すことを奨励することで、マネージャーがより良いマネージャーになり、彼らをどのようにサポートすればよいかを知るきっかけになります。

2. 目標のアライメントの確保 

リモートワークは、チームとのコミュニケーション方法を大きく変え、進捗状況の確認やアイデアの共有、タスクの割り当てはチャットやメールに頼ることが多くなりました。

しかし残念ながら、これらのコミュニケーションには誤解や誤認がつきものです。

対面での会話とは異なり、身振り手振りや口調などの非言語的な情報に頼ることはできませんし、不安定なネットワーク下では、明確な会話が困難な場合もあります。

人事考課では、自分自身のコミュニケーションスキルやスタイルを客観的に評価した上で、直属の部下に以下について訪ねてみるのが良いでしょう。

  • どのようなコミュニケーション形態を好むか(チャット、Web会議、電話)
  • マネージャーからの連絡頻度は適切か

従業員の中には、手をかけないアプローチを好む者もいれば、マネージャーからすれば過剰とも思えるコミュニケーション好む者もいるのです。

3. 成果を振り返る

人事考課の際には、前回の考課で社員が成し遂げた優れた仕事を振り返り、評価する時間を設けるのが良いでしょう。

従業員がモチベーションを維持するのに苦労している場合、表彰して褒めることは、士気を高め、従業員の成果と結果を認める効果的な方法です。

さらに、ポジティブな印象を与えることで、評価に対する不安感を払拭することができます。

4. 建設的なフィードバックを提供する

優れたパフォーマンスレビューの本質は、フィードバックにあります。

マネージャーとしては、直属の部下に有益なフィードバックを与え、彼らが成長してより良い従業員になるように働きかけたいものです。

しかし、すべてのフィードバックがポジティブなものとは限らないことに注意する必要があります。

どのような状況に置かれているかはわからない以上、慎重に行動し、レビューの際にはポジティブなフィードバックとネガティブなフィードバックをバランスよく共有するようにしましょう。

評価内容がバランスのとれたものであることを確認しましょう。

ポジティブな評価を急ぎ、ネガティブな評価にこだわるのは簡単ですが、従業員に価値を感じてもらい、より良い仕事を続けてもらうためには、成功や発揮された強みを賞賛することが重要なのです。

とはいえ、パフォーマンスレビューで指摘することは、何も新しいことだけではないことを忘れないでください。

問題が発生した場合には、1on1ミーティング等で速やかに対処し、従業員が問題を認識して今後修正できるようにしましょう。

また、会話の大部分は未来に焦点を当て、フィードバックを提供してきたのなら、昔のことを必要以上に蒸し返してはいけません。

代わりに、時間を有効に使って、従業員の重点分野、強み、スキル、キャリアへの関心、そしてマネージャーとしての継続的な成長をどのようにサポートできるかについて話し合ってください。

5. キャリアの開発について話し合う

最高のパフォーマンスレビューは、強みを肯定し、その人が次にどこへ行き、成長できるかについて、明確で説得力のあるビジョンをマネージャーと従業員の双方に提供します。

成長の機会やストレッチした目標や仕事のためのワクワクするような新しいアイデアを従業員と話し合い、1〜2ヶ月後に進捗状況を確認するためのミーティングを設定しましょう。

また、コロナ禍において多くの会社がそうであったように、会社が苦境に立たされている場合には、直属の部下に対してできる限りの透明性を保つことが重要です。

そのような場合、従業員は雇用の安定に不安を感じるため、今何が起きているのか、将来何が変わるのかを知りたがっているでしょう。

彼らの不安を和らげるような情報を提供することに努め、従業員に対してオープンで正直であるべきです。

6. 期待と優先順位を設定する 

パフォーマンスレビューを利用して、次の四半期に従業員がどのような優先事項に集中するかを調整することも必要です。

そのためには、明確で測定可能、かつ期限付きのSMARTゴールを設定するとよいでしょう。

そうすることで、従業員が今後数ヶ月間に取り組むべきことをお互いに理解できます。

従業員は自分の貢献が組織の全体的な目標にどのように貢献しているのかを理解することができ、士気やモチベーションの向上にもつながります。

従業員が責任を持てるように、必ず書面に書き出しましょう。

7. 従業員の貢献に感謝を伝える  

最後に、パフォーマンスレビューを高い評価で終えることが重要です。

人は皆、様々な感情を抱えているので、従業員に少しでも前向きな気持ちを植え付けようとするのは悪いことではありません。

とある調査によると、職場での評価は、従業員が雇用主との関係を維持する、あるいは離職する上で、最も重要な要因の一つであることが分かっています。

人事考課の際には、従業員の貢献に感謝することで、マネージャーや他のチームにとって彼らがどれほど重要な存在であるかを伝えるようにしましょう。

従業員のエンゲージメントを高める主な要因は、自分が貢献していることと、上司が自分のことを気にかけてくれていることの2つです。

その2点を踏まえたうえでいくつかの例を紹介します。

  • あなたの上司であることを誇りに思います
  • あなたがチームの一員であることを光栄に思います
  • あなたがいるからこそ、私たちは目標を達成することができた
  • あなたがどれほど重要な存在であるかを知ってほしいし
  • 私があなたの成功のためにここにいることを知ってほしい

大げさかもしれませんが、すべての評価面談の最後に、これらのことを明確に従業員に伝えると良いでしょう。

大変な一年でしたが、頼りになるチームがあると、世界が変わります。従業員の勤勉さと柔軟性に個人的に感謝しましょう。彼らの努力とチームへの貢献にどれだけ感謝しているかを伝えましょう。

「ありがとう」は大きな効果を発揮します。

パフォーマンスレビューは、マネージャーがどれだけ気にかけているかを従業員に伝える絶好の機会となるでしょう。

業績評価における評価者

従業員のパフォーマンスの総合的な視点を得るには、複数の情報源を持つ必要があり、360度のパフォーマンスレビューが役立ちます。

人事チームは、360度フィードバックを使用して、多方面からのフィードバックに基づいて、従業員に有意義な成長のヒントを提供しましょう。

  • マネージャー
  • 直属の部下
  • 同僚
  • クライアント

業績評価時に360度の業績評価を使用している場合は、次の関係者に参加を求める必要があります。

1‍. 従業員(本人)

従業員の自己評価項目では、従業員は自分の仕事ぶりを振り返り、キャリアで達成したいことを共有することによって自己評価を行います。自己評価の質問の例は次の通りです。

  • あなたが最も誇れる成果は何ですか?
  • 今年の目標をどの程度達成しましたか?
  • この会社で成長を続けるために強化したい3つの分野は何ですか? 
  • 来年は何を変えるべきだと思いますか、そしてその理由は何ですか?
  • あなたの仕事のどの要素に力を入れたいと思いますか?
  • あなたの仕事で、最も興味がある部分と、最も興味がない部分はどこですか?
  • 過去数か月で最も大きな会社に対する貢献は何ですか?

2. 同僚

同僚は特定期間における従業員のパフォーマンスの長所と成長の機会を明らかにします。

また、同僚は、一緒に取り組んだ過去のプロジェクトの成功と課題について詳しく言及することもできるでしょう。

同僚評価(ピアレビュー)の質問の例は次の通りです。

  • この人物は、仕事をする事で、どのようなシナジーを発揮しましたか?
  • この人物の仕事は、あなたの目標達成にどのような影響を与えましたか?
  • この人物は、目標や期待にどの程度取り組んでいますか?
  • この人物は自分の仕事にどの程度、また、どのようにして適切な利害関係者を巻き込んでいますか?
  • この人物は過去数ヶ月間、どの程度期限を守ってきましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間にどのような成功と課題を経験しましたか?
  • あなたがこの人物と共有する建設的なアドバイスは何ですか?そのアドバイスはあなたの仕事にどのような影響を与えますか?

3. マネージャー

直属の部下の評価項目においては、マネージャーは、能力について言及し、期待を伝え、従業員が間違った道を進んだときに修正する上で重要な役割を果たします。

直属の部下の評価に関する質問の例は次の通りです。

  • この数ヶ月間で、この人が優れていると感じた分野は何ですか?
  • この人が改善してほしいと思う分野は何ですか?
  • この人物は過去数ヶ月間にどの程度まで業績目標を達成しましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間にどの程度自分の仕事量を管理しましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間に、変化する優先事項にどの程度適応しましたか?
  • 過去数ヶ月間、この人物はどのくらい他者とコミュニケーションをとっていましたか?
  • この人物が過去数ヶ月間に最も体現した会社の価値とは何ですか?

4. 直属の部下

上司評価において、従業員は自分のニーズを伝え、現状をを確認し、チームが課題や障害に取り組むための提案をする機会を提供します。

マネージャー評価の質問例は以下の通りです。

  • 過去数ヶ月間にこの人物から学んだ最も価値のあることは何ですか?
  • この数ヶ月間に、この人物はあなたや仲間に、質の高い仕事をどのような形でどの程度の責任をもって任せましたか?
  • この人は行動重視ですか、それとも結果重視ですか?それはあなたの仕事にどのような影響を与えましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間、あなたの仕事上および個人的な成長をどの程度サポートしましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間にどの程度フィードバックを受け入れましたか?
  • この人物は過去数ヶ月間、どの程度まで健全なコミュニケーションを実践しましたか?
  • この人物が過去数ヶ月間に最も体現した会社の価値とは何ですか?

業績評価における評価項目・手法

業績評価の質問を作成したり、パフォーマンスレビューのテンプレートを作成したりする前に、評価したい従業員のパフォーマンスの大まかなカテゴリーを決定することから始めましょう。

レビューで取り上げられる従業員の資質の組み合わせは、組織が意思決定プロセスにおいて何を重要視しているかによって異なります。

  1. スキル
  2. 強み
  3. 行動
  4. 成果

本パートでは、上記にある4項目についての質問の例を示します。

1. スキル

  • プロジェクト管理:この人は期限を設定してどの程度期限を守っていますか?  課題をバランスよくこなす能力はどの程度ありましたか? 
  • 問題解決: この人はどのように課題に取り組みましたか? 問題を解決するためにどの程度創造的なアイデアを採用しましたか?
  • コミュニケーション: この人はどのくらい効果的に知識を他の人と共有しましたか?どの程度定期的に建設的なフィードバックを提供しましたか?

2. 強み

  • リーダーシップ: この人は対立意見に対してどれだけうまく処理しましたか?彼人を動かす能力がどの程度ありましたか?
  • コミュニティ構築:この人は社内の委員会やコミュニティに関与していましたか?チームや会社のイベントの開催にどの程度貢献しましたか?
  • 積極性:この人はどの程度的確に問題を予測しましたか?プロジェクトにおいて率先して行動したか、指導を待っていましたか?

3. 行動

  • 文化: この人は会社の価値観をどのように反映しましたか?彼らはどのように会社顔としての仕事をこなしましたか?
  • コラボレーション: この人は他の人のニーズにどの程度配慮していましたか?同僚に対してどの程度の親切に接していましたか?
  • プロフェッショナリズム:この人はどの程度コミットメントを果たしましたか?他人の意見をどの程度尊重していますか?

4. 成果

  • 成果: この人は、設定されたKPIをどの程度達成しましたか?自分たちの役割に対するチームの期待をどの程度実現しましたか?
  • 影響: この人物は、主要な活動にどの程度貢献しましたか?彼らは仕事を通じて品質の水準をどの程度高めましたか?
  • 開発: この人は新しいスキルの学習にどの程度投資しましたか?彼らはプロとして成長したいという願望をどの程度示しましたか?

業績評価における注意点

スキルと行動はほとんどの場合コンピテンシーに関連付けられていますが、強みと結果は一般的に目標に関連付けられています。

優れた業績評価は、観察可能で客観的な方法で4つすべてを評価することを目的としています。

ただし、期間を明確にし、自由形式の質問には例や証拠を求めることを忘れないようにしましょう。

業績評価における質問設定のポイント

パフォーマンスを評価するのに最適な質問を決定するのは難しいと思えるでしょう。

従業員は、仕事のさまざまな側面について。多様なフィードバックを生む業績評価から最も恩恵を受けます。

従業員の業績評価が包括的な視点を提供することを保証するために、人事は、定量的および定性的の2種類の業績評価質問を組み込む必要があります。

1. 定量成果に関する質問

企業は、データに基づいて成長していきます。

業績評価の質問が定量的なデータに基づいていれば、誤解の余地がなくなり、業績パターンをより正確に理解することができます。

そのためには、経営層や人事チーム、マネージャーが、明確に定義されたベンチマークと進捗状況を測るための主要業績評価指標(KPI)を設定する必要があります。

また、定量的な業績評価には、チームや従業員レベルの目標を組織全体で透明性をもって追跡するための適切なテクノロジーが必要となります。

定量的な質問の例は以下の通りです。

  • 目標を何パーセント達成しましたか? 
  • この人の仕事は収益にどの程度の直接的に貢献しましたか
  • この人のアウトプットは会社の平均と比べてどうでしたか?
  • この人は時間通りに完了した課題はいくつでしたか?
  • この人に3〜6か月で達成してほしいベンチマークは何ですか?

2. 定性成果に関する質問

業績を評価するためにデータを活用することは有用ですが、実際にはほとんどの職務において成功の定義は抽象的で曖昧であるケースは少なくありません。

パフォーマンスのある側面は数値で測定できて、他の面は会社に無形の価値をもたらしている場合は、評価する際には従業員の全体的な影響を考慮すべきです。

組織をより良い職場にするための資質を持つ人がいれば、その貢献をパフォーマンスの一部として認識することが重要です。

定性質問は、従業員に様々な意味での成長の機会を与えます。

定性質問のサンプルは以下の通りです。

  • この人物はどの程度まで細部にこだわることができたか?
  • この人物は、ほとんど、あるいは全く監督されなくても、どの程度まで独立して仕事ができたか?
  • この人物は、どの程度の品質の仕事をしていたか?
  • この人物は、どの程度まで周囲の人々のスキル向上に貢献したか?
  • この人物は、どの程度まで問題の解決策を自分で考えていたか?

なお、評価の質問には、常に自由回答形式の定性的な質問を添付する必要があり、評価の根拠や具体例を明示することを評価者に求めましょう。

まとめ

効果的な業績評価により、企業は組織に関する情報を入手し、従業員と連携を取ることができます。

また、従業員はキャリアの軌跡を継続的に検証および調整し、マネージャーは直属の部下とのより強力な関係を構築できるようにします。 

この記事で紹介した業績評価の質問は、さまざまなカテゴリの総合的な従業員の評価に使用することができます。

これらの例を活用するときは、ビジネスとその従業員の固有のニーズと優先順位に合うようにそれらを調整してください。