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属人化を解消するには?よくある例・原因・デメリット・対策など解説

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属人化を解消するには?よくある例・原因・デメリット・対策など解説

属人化とは

属人化とは

属人化とは、特定の業務を同じ担当者が長く務めていることなどにより、その業務のやり方や進捗内容などが特定の人以外分からなくなってしまう状態を指します。

業務が属人化してしまうと、その担当者が異動・離職してしまった場合に代わりに業務を担当できる人がいなくなるため、生産性が下がったり、仕事の精度に差が出るなど被害が出てしまいます。

また業務のことを理解した人間が少ないことで何かトラブルが発生してもフォローや改善に回れず、正しいやり方やノウハウも不明なままになってしまうでしょう。

業務の平準・標準化とは

属人化とは反対に、特定の人に業務・ノウハウが依存していない状態「業務の平準化」「業務の標準化」と言います。

「業務の平準化」「業務の標準化」が行われている会社では、業務フローやノウハウがマニュアルとして管理されており、どのような業務についても、誰でも取り組むことができる状態になっています。

属人化のデメリット

  • 業務効率・生産性の低下
  • 品質の不安定化
  • ノウハウの漏洩

業務が属人化した状態では、特定の人しかその業務に携わることしかできず、何かトラブルが発生したときに作業が止まってしまう恐れがあります。

またこういった業務フローで仕事を続けることで、その特定の社員に仕事が偏るため、責任や負担も一人に集中してしまいます。

さらに特定の人に業務が偏り、またその技術や知識が共有されていないと、他の人が同じ作業をした時に品質や生産性にも差が生まれてしまいます。

特に、長く勤めている勤続社員や多くの仕事をこなすエース社員は、個人で特定の仕事を継続して抱えて業務が属人化してしまっている場合が多く、そういった社員が離職してしまった際には会社にとっても被害が最大化してしまいます

ノウハウが蓄積されることなく、さらに他の社員にも浸透しないことで、人材が育たず、ますます属人化が進行してしまうのです。

属人化の原因

1. 多忙によるマニュアルや研修不足

属人化する場合、特定の社員が多くの業務を抱えている可能性が高く、多忙のためにそのノウハウや業務方法を教えるための時間的余裕がないことが多いです。

その人に対して業務だけでなく引き継ぎ作業が集中するため、結局「自分がやったほうが早い」「同じクオリティを期待できない」と、自分がやってしまう自体が発生し、業務の属人化が加速してしまうでしょう。

2. 消極的な社員の存在

属人化は企業にとっては解消したい問題ですが、意識的にその業務を属人化することで、自分のかわりをつくらないようにすることで自身の地位の安定を狙う社員もいます。

自分の代わりにその業務ができる人材が存在しないために、自己流で仕事を簡素化したり業務のミスを誤魔化しやすくなったりできるため属人化が加速してしまうでしょう。

つまり、こういった属人化を意識的に放置したり、また属人化を解消することに消極的な社員もいるでしょう。

属人化のよくある例

1. 専門的な業務内容の場合

業務が専門的であると、特にマニュアル作成や業務引き継ぎが難しくなります。

専門的なことに特化した人に業務が集中して任せきりとなるため、結果として属人化してしまう場合が多いです。

2. 業務が分散していない場合

一人の社員が多くの業務を担当しているエース社員の場合、または一人の社員が長くその業務を担当している場合は、業務が分散せずに決まった社員に集中してしまいます。

そのためノウハウやマニュアルが他の社員に共有されず、属人化してしまっているケースが多いです。

3. 多忙な場合

業務に関して詳しいマニュアルを作ることができるのはその業務に携わってきた社員です。

しかし通常業務に忙殺されている社員は、マニュアル作りや研修、育成などに手が回らないことが多く、結局その仕事をできる人が育たないため、業務は属人化してしまいます。

属人化解消のための対策

1. マニュアルの作成

社員から社員への口頭での教育では属人化が加速してしまいます。

会社全体で、誰にでも公平に閲覧ができ、かつ誰でも実行可能なわかりやすいマニュアルの作成を進めましょう。

実際の業務担当者に作成依頼をしなければいけない場合は、その担当者の負担にならないように注意することも大切です。

2. 定期的なマニュアル・業務フローの見直し

マニュアルの作成だけでなく、定期的なその内容や業務担当者の作業効率の見直しを行うようにしましょう。

仕事の責任を分散させることで、担当者のトラブルや負担を減少することが可能になります。

さらに、第三者の目を入れることで、業務の透明性向上だけでなく、品質の安定化にもつながり属人化を継続して防ぐことができます。

まとめ

業務の属人化は定期的な見直しと施策を行うことで解決することができます。

会社それぞれに合った原因と対策を講じることで、属人化を解消し、生産性の高い職場を目指しましょう。

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