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継続的フィードバックとは?従業員のパフォーマンスを高める4つの方法

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継続的フィードバックとは

継続的フィードバックとは、称賛や建設的な提案を含むコミュニケーションの方法であり、主に従業員の仕事に対する期待値と成果の差分(ポジティブなもの、ネガティブなものを問わず)についてコメントすることを指します。

一方、人事評価は、目標に対する従業員の進捗を評価し、報酬および昇進を決定する際の基準となります。

人事評価と継続的フィードバックは、それぞれに強みがあり、組み合わせて使用するのが効果的です。

例えば、人事評価は、構造的かつ計画的に評価が出来ることがメリットとして挙げられるでしょう。

一方、継続的フィードバックは、リアルタイムに業務上のヒントを提供するとともに、エンゲージメントと成長をサポートし、同僚間の関係を構築することに貢献します。

本記事では、パフォーマンス・マネジメントにおける継続的フィードバックの構成要素について解説します。

継続的フィードバックを提供する4つの方法

フィードバックは、それが求められたものであれ、自発的なものであれ、職場におけるコラボレーションの最も重要な要素の1つです。

優れたリーダーやマネージャーは、従業員の成長を支援する事が重要である事を理解しています。

一方で、従業員の成長を実現する効果的な方法を見つける事は、時に困難を伴います。

本パートでは、継続的フィードバックを組織文化とするための4つの方法を紹介します。

1)定期的に1on1を必ず行う

1on1とは、マネージャーと直属の部下が1対1でお互いの状況について確認する機会となります。

1on1は、仕事のパフォーマンスにおいて好影響を与えるため、近年注目を集めており、まだ1on1をまだ行っていない場合は、早急な導入を推奨します。

ある調査によれば、マネージャーと定期的に1on1のミーティングを行う従業員は、1on1ミーティングを行っていない従業員よりもエンゲージメントが3倍高いことが分かっています。

また、1on1を導入するその他のメリットとしては、以下の様なものが挙げられるでしょう

  • 離職率の低下およびそれに伴う採用コストの抑制
  • 生産性の向上
  • コミュニケーションの全面的な改善

なお、1on1のアジェンダやテーマは事前に準備するのが望ましいものの、部下の状況に応じて柔軟かつオープンな態度を心がけましょう。

なぜなら、1on1の主体はあくまで部下であり、部下が自分の考えていることについてマネージャーと話す事が1on1の目的だからです。

1on1という対話の時間を作る事で、マネージャーと従業員が双方向性でフィードバックを行うために必要な信頼関係を構築することができます。

2)承認(レコグニション)を行う

承認(レコグニション)は、エンゲージメントの向上、同僚間の関係性の改善、従業員のポジティブな体験に貢献する、最高の継続的フィードバックの手段です。

具体的には、表彰制度を導入する事で、従業員は同僚の優れた仕事ぶりを簡単に祝うことが出来るようになり、仲間に感謝の気持ちを贈り合う行為を組織文化へと昇華することができます。

承認・称賛は、以下の要素を満たす必要があります。

  • タイムリーに行うこと
  • 具体的に行うこと
  • オープンにすること

そのためには、従業員は、リアルタイムに承認を行えるようにし、どの様な行動や結果から承認に至ったかを説明出来るようにする必要があります。

承認の受け手がレコグニションの内容に満足している場合には、チームミーティングや社内ツールのフィード機能等を使って、公の場所で表彰する事が最善でしょう。

オープンな場で行う事によって、さらに他のメンバーが同僚を承認する事を促すようになるでしょう。

3)目標を設定し、進捗を追跡する

目標の設定と追跡は、従業員が成長を確認出来るようになるだけでなく、会社がその成長を支援する存在である事を知らせる重要な方法です。

目標設定には、以下の様なアプローチがあります。

a)OKR

OKRは、目標(Objective)と成果指標(Key Results)による目標設定の手法であり、チームを調整し、測定可能な目標に集中させる効果があります。

OKRは、主要なマイルストーンと結果に焦点を当てる事による、野心的で測定可能な目標・目的への到達を推奨しています。

b)SMART

SMARTは、目標設定の際の基準となるフレームワークであり、以下の様に各単語の頭文字を取って名付けられています。

  • Specifc:具体的な
  • Measurable:測定可能な
  • Achievable:達成可能な
  • Related:経営目標に関連した
  • Time-bound:時間的成約のある

SMARTによる目標設定アプローチは、設定した目標の妥当性や目標達成までのステップについて慎重かつ具体的に検討する際に役に立ちます。

c)30-60-90日計画

30-60-90日計画は、その名の通り、30日ごとに主要なマイルストーンを設定する目標設定のアプローチです。

この目標設定のポイントは、時間軸を3段階に区切ることで、マイルストーンが明確な行動計画を作成するサポートをします。

4)プロジェクト毎に振り返りをする

プロジェクトが一段落ついた段階で、パフォーマンスや成果を確認するために、振り返りの時間を確保しましょう。

振り返りの時間を確保して、学びについて考えることは、フィードバックとその後の成長のための重要な機会に繋がります。

プロジェクトの振り返りの際には、以下の3つの質問を答えて見るのが良いでしょう。

  • 上手くいったことは何か?
  • 良くなったことはなにか?
  • 今後どの様な行動を取れば良いか?

これらの簡単な3つの質問についてチームで考えることで、将来のチームのパフォーマンス改善に役立つ貴重なフィードバックが大量に生成されるでしょう。

一方で、プロジェクトの改善点について率直にコメントする事が難しい場合は当然あるでしょう。

そのため、振り返りを建設的な場をするためには、フィードバックが個人攻撃とならないように事前にルール化や合意を図ることが重要となります。

そうする事によって、振り返りは円滑に進めることが出来、改善のためのフィードバックの機会を得られるでしょう。

まとめ

適切な文脈で提供されるフィードバックは、従業員の成長をサポートする強力な手段の1つです。

継続的フィードバックを、パフォーマンス・マネジメントの中心に置くことによって、全従業員に常に成長の材料を与え、個人やチーム・会社が最高のパフォーマンスを発揮出来るようになるでしょう。