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人事評価制度の運用
人事評価制度は「運用」で失敗しがち
人事評価制度は多くの企業で導入されており、また近年ではシステムを導入することで効率化を図る企業も増えています。
しかし、多くのシステム・ツールが出回り、その機能も多岐にわたるため、システム導入後に結局社内でうまく運用されることなく形骸化してしまうケースや、システムと自社の評価内容の趣旨が合わず、全面的に制度見直しとなってしまうケースも少なくありません。
制度内容だけでなく、運用後の流れまでを検討して制度を導入することが、人事評価制度において重要なのです。
人事評価の基本的な流れ
- 目標設定
- 業務・評価材料集め
- 自己評価
- 一次評価
- 二次評価
- 最終評価決定・調整
- 期末面談
- 次の目標設定
1. 目標設定
主に期初に、上司と目標を設定します。
2. 業務・評価材料集め
通常業務を行います。またそれと同時に、上司は評価材料を集めます。
3. 自己評価
社員が業務結果を報告し、また上司はその業務結果を社員と一緒に確認します。
4. 一次評価
評価事実の確認をするとともに、その評価材料を参考に一次評価を下します。
5. 二次評価
一次評価者の評価を受けて別の上司がさらに二次評価を行います。これは評価を客観的に再吟味することで公平性を保持するために実施されている場合が多いです。
6. 最終評価決定・調整
一次評価、二次評価を元に最終評価を決定します。部門を横断した評価内容の調整などもこの時に行われます。
7. 期末面談
決定した評価内容を上司から部下へ通知します。またこの際に評価内容の理由を説明したりフィードバックを行ったりします。
8. 次の目標設定
次の人事評価に向けて目標設定を行います。（1に戻る）
一次評価・二次評価とは
直属の上司がつける評価を一次評価とし、より上位の社員役員による再評価を二次評価、または三次評価と言います。
一次評価者は課長や係長など直属の上司クラス、二次評価者はさらにその上の所属長が評価し、これを運用することが多いです。
多くの企業では人事評価を行う上で、判断材料を元に客観的に判断するために数回に渡り評価の見直しを行うことが一般的です。
人事評価運用におけるよくある不満
人事評価を運用する上での不満や悩みは、そのまま生産性や離職率に繋がってしまうため、近年あらゆる業界で大きな課題となっています。
評価への納得度が低い
2021年に行われたある調査では、人事評価に不満を持つ社員は44.6% もいることが判明しました。
またその不満理由のうち「評価基準が不明確である」と回答した人は48.3%であり、さらに「自分の評価結果が給与や待遇にどのように反映されるか知らない」と回答した人は44.5%にものぼりました。
直属の上司がつける一次評価は本人のことをよく見ているからこそ評価内容が明確になっているはずですが、現実では半数弱の社員が評価基準が不明確だと感じていることがわかります。
また、そのフィードバック内容が不十分だったり、評価結果への理解が深まらないなど、人事評価制度の流れが形骸化してしまっており、社員の納得感には繋がっていないのです。
運用負荷が高い
人事評価制度を運用していくためには、部下による目標設定、その目標設定が適正かの確認、評価シートの提出、採点などさまざまな業務が存在しており、マネージャーの通常業務を圧迫します。
また、評価面談では、ただ評価結果を通知するだけでなく、社員1人ごとに賞賛や次期の課題など考え、納得させるフィードバック内容が必要なので、特にマネージャーは正確かつ丁寧な仕事が求められます。
やりがちな解決方法 -人事評価システム、タレントマネジメントシステムの導入
人事評価システムを導入
解決できる側面
人事評価システムを導入すると、今まで紙やエクセルで行っていた評価の流れを同じツールで一元化できることにより、作業効率化につながります。
また、全員が見れる場所にデータが蓄積されていくため、一次評価や二次評価の際もより客観的な評価が可能になります。
解決できない側面
会社の従来の評価基準を全てシステムで再現することは難しいです。そのため、システムの評価基準に合わせて評価基準そのものを作り直ししなければいけない可能性が高いでしょう。
また、導入済みの他システムや日頃の面談内容などが連動されるようにシステム選びを行わなければ、導入したシステムが結局形骸化してしまう恐れがあります。
タレントマネジメントシステムを導入
解決できる側面
タレントマネジメントシステムを導入することで、人材の特性や適材適所を正確に把握することができます。
その上でさらに過去の人事評価結果などが自動的に蓄積されていくため、引き継ぎ業務などが効率化されます。
解決できない側面
各人材の特性を把握することができますが、目的意識を持って導入しないと集積した人材情報を活用できないまま終わってしまいます。
また、多くの場合、システムの機能が幅広すぎて現場社員が使いこなせず、社員側の不満や悩みを吸い上げられないために課題解決につながらない恐れがあります。
運用課題への新しい解決法 パフォーマンスマネジメント
パフォーマンスマネジメントとは
パフォーマンス・マネジメントとは、上司や同僚が1on1や賞賛的な内容も含めたリアルタイムのフィードバックを行い、現状の評価の確認と従業員の目標達成のサポートを行う取り組みを指します。
パフォーマンスマネジメントシステムは、現場における上司と部下のコミュニケーションやマネジメントの改善によって、モチベーションの向上や離職の防止を図る新しいHR Techのカテゴリーです。
これまで挙げてきた人事評価特化システムやタレントマネジメントシステムと比較すると、1on1やリアルタイムのフィードバックなど、日常業務での使用を想定したツールであることも特徴です。こういった日常業務での1on1やフィードバックでログを蓄積し、それらを人事評価に活用する事で、1年または半期に一度見直すだけでは上司では見落としがちだった、部下の成果や貢献を可視化することができます。
運用までサポートするパフォーマンスマネジメントシステム Co:TEAM
Co:TEAMは、パフォーマンスマネジメントをサポートする唯一のマネジメントツールです。
個人・チーム・全社の目標ごとの進捗や期日が簡単に可視化することで、人事評価を効率的に行えるようになるだけでなく、1on1で手間がかかりがちなフィードバックや日程の調整もこのツールで一括管理することができます。
Co:TEAMの主な機能
- 1on1支援機能（アジェンダ・テンプレート機能）
- 目標管理機能（MBO/OKR）
- 評価機能
具体的には、1on1ミーティングの実施状況を集計化・可視化できることによって効率的に1on1を行うことができます。また定期的に1on1を実施することで、上司や部下間のコミュニケーションも円滑になります。さらにシステム上にログを残すことで目標管理運用や人事評価運用の評価材料として活用することができます。
また、Co:TEAMは人事評価システム導入後の運用まで手厚くサポートします。
そのため評価制度や目標管理制度をこれから導入しようとしている企業や、タレントマネジメントや人事評価ツールを導入したが運用面に課題がある企業でも、安心して導入していただくことができます。
