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新入社員の日報の書き方とは?今さら聞けない目的・ポイント・注意点・テクニック

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新入社員の方々の中には、日報の書き方がわからない!そもそも日報ってなんで書かされるの?と思われている方が多いのではないでしょうか?

実は、日報は自己の成長のためには欠かせないツールなのです。

本稿では新入社員の方々が日報を書く目的や内容、ポイントについて解説していきます。


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新入社員が日報を書く目的とは?

新入社員の皆様は、何のために日報を書いているか意識していますか?

目的を意識して取り組むことによって日報は大きな価値を生み出します。

それでは、新入社員が日報を書く目的とは何でしょうか?

  1. 新入社員の業務進捗を上司が把握するため
  2. 新入社員が抱えている課題に上司が気付けるようにするため
  3. 新入社員自身が課題を見つけ出し改善につなげるため

本パートでは、新入社員が日報を書く3つの目的について解説します。

1)新入社員の業務進捗を上司が把握するため

新入社員が日報を書く1つ目の目的は、新入社員やメンバーの日報から業務の進捗を上司が確認して、工数の設定、修正を施すことです。

工数を定めることで業務の遂行の遅延を防止したり、不採算なプロジェクトを減らせます。

例えば、部署内で目標があり、その目標を達成するために業務を分割して部下に振ります。

そこで、日報によるとAさんはこの業務の進捗が遅い、それではBさんをフォローに回そう、という風に進捗状況の把握を通してプロジェクトを遂行していきます。

なお、工数管理については下記の記事似て解説しています。

2)新入社員が抱えている課題に上司が気づけるようにするため

日報の提出を通して、上司に共有することで部下が直面している課題に気づくことでいち早く対応でき、チームとして生産性が上がります。

したがって、日報を提出する際は、上司に必ずフィードバックをもらうようにしましょう。

3)新入社員自身が課題を見つけ出し改善につなげるため

上司に共有して課題に気づいてもらうだけでなく、自分自身でも振り返りを行い改善点を見つけ出すことを通して課題発見能力を養えます。

そして、将来自分がマネージメントに関わった際にはメンバーの課題にいち早く気づき、改善を施すことでチーム全体の生産性を上げられるでしょう。


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新入社員が意識すべき日報の内容

新入社員が実際に日報を書く際に、上記の目的を前提に置いたとき、どのような内容で日報を書けばいいのでしょうか?

  1. 目標
  2. 業務内容
  3. 上手くいったこと
  4. 改善点

本パートでは、新入社員が意識すべき日報の内容を4つ解説します。

1)目標

新入社員が意識すべき日報の内容の1つ目は、目標です。

今日の目標、これからの目標を書くことによって、その結果が出た際に比較し、有効な振り返りができます。

数値が関連した定量的な目標にすると、振り返りの際事実に基づいて振り返りができるでしょう。

2)業務内容

新入社員が意識すべき日報の内容の2つ目は、業務内容です。

自分の業務の進み具合によって仕事の難易度や自分の時間単価を計算することで、次回以降の予定を調整しやすくなります。

また、上司に進捗を共有し、適切な仕事分担をしてもらうためにも業務内容を正確に書いておくことが大切です。

3)上手くいったこと

新入社員が意識すべき日報の内容の3つ目は、上手くいったことです。

上手くいったことを言語化することで、継続的に成果を得られます。

また、上手くいったことをチームに共有すれば、チーム全体の生産性も高まります。

そのためにもうまくいったことを記載しましょう。

目に見えた成果がなかったとしても、学んだことがプラスになったのであれば、その情報を入れてみてもいいでしょう。

4)改善点

新入社員が意識すべき日報の内容の4つ目は、改善点です。

次回の業務で成果を発揮させるためにも自分の行動の改善点を書き、解決策を見つけ出しておきましょう。

注意事項としては、改善点と一緒に解決策も書いてください。

それでなければ、日報は単なる事実の羅列をした報告になり、振り返りとして無意味になってしまいます。

改善点や解決策が思い浮かばなかったら、メンバーや上司と相談して見つけるのもよいでしょう。

新入社員が日報を書く際の所要時間と目安量

新入社員の方は、日報記入の未経験者が大多数なので、ここで目安の所要時間、目安量を示しておきます。

1)所要時間

日報は長くても30分程度で書けるようにしましょう。

日報を書く時間も業務の時間なので、日報記入に工数を割きすぎてしまうのは振り返りとして本末転倒な結果になってしまいます。

したがって、後述のポイントや効率化のテクニックを理解し、日報を素早く書けるようにしましょう。

2)目安量

会社でどのくらいの時間が日報記入に割り振られているかによりますが、30分かける場合は、A4サイズ1枚くらいの分量が目安となります。

ただ注意していただきたいのが、日報は文章をたくさん書けばいいというものではないということです。

その文章が整理されていなかったり、振り返りとしての意味を果たしていなかったらただ読みにくい報告書になってしまいますし、毎回書くのも面倒くさくなってしまうでしょう。

新入社員が日報を書く際のポイントと注意点

新入社員の方はどのような点を意識して日報を作成していけばいいのでしょうか?

  1. 箇条書きで書く
  2. 結論を始めに書く
  3. 事実の羅列にならない
  4. 定量的な振り返りを意識する
  5. 5W1Hを意識して書く

本パートでは、新入社員が日報を書く際のポイント、注意点を解説していきます

1)箇条書きで書く

新入社員が日報を書く際のポイントの1つ目は、箇条書きで書くことです。

日報等の報告作業や振り返りは文章が冗長になってしまいがちです。

冗長に書いてしまうと自分の日報を後で見返すとき、または共有相手の上司が見る際にポイントが分かり辛くなってしまいます。

何をしたのか、結果、うまくいったこと、改善点といった風に大枠を決め、そこに箇条書きで情報を付け加えていきましょう。

2)結論を始めに書く

新入社員が日報を書く際のポイントの2つ目は、結論を始めに書くことです。

日報の文章が冗長になってしまうもう一つの理由として、結論を後回しにしてしまうことにあります。

結論は文書の中で「一番自分が言いたいこと」なので、後回しにしてしまうと、書いている内容が不透明になり、共有する際も伝わりにくいといえるでしょう。

したがって、最初に結論を書き、理由等の小を入れて、その下に箇条書きで書くと整然とした文章になります

3)事実の羅列にならない

新入社員が日報を書く際のポイントの3つ目は、事実の羅列にならないことです。

企業で日報が形骸化する原因の多くが業務進捗だけ、または改善点を書いて次のアクションを書かないなど、事実の羅列になり、日報が振り返りの意味を果たさなくなることにあるのです。

つまり、事実の羅列をしていると、自分の成長も生まず、不満も解消されないのでただの作業になり、結果的に日報を書くことが面倒になってしまいます。

したがって、こういう事実(改善点)がありました、という風に改善点が整理できたら、具体的に次はどうするかまで記載することが必要です。

4)定量的な振り返りを意識する

新入社員が日報を書く際のポイントの4つ目は、定量的な振り返りを意識することです。

日報を書く際に何を指標に改善点を見つけていますか?

振り返りにおいて、「こんな気がした」という意見は仮説の域を出ません。

なぜなら、次に同じケースがあった場合に仮説が当てはまらない可能性があるからです。

その日報の書き方では、有効な振り返りができているとは言えません。

数値の結果など、事実に基づいた結果から改善点、うまくいったことを見出すことで、有効的な振り返りができます。

5)5W1Hを意識して書く

新入社員が日報を書く際のポイントの5つ目は、5W1Hを意識して書くことです。

伝えたい内容を5W1Hを使って構成すると、情報を整理できます。

  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • How:どのように

日報を上司に共有する際に自分が伝えたい情報の趣旨を明確にしなければ、上司がメンバーの課題を把握しづらいため、5W1Hを意識して日報を書くようにしましょう。

新入社員が日報を効率的に書くためのテクニック2選

新入社員の方の中には、日報を書くときに多くの時間をかけて苦戦している方がたくさんいらっしゃると思います。

それでは、日報を効率的に書くためにどのような事をすればいいのでしょうか?

  1. テンプレートを用意する
  2. 業務中に気づいたことをメモする

本パートでは日報を効率的に書くテクニックを2つ解説します。

1)テンプレートを用意する

新入社員が日報を効率的に書くためのテクニックの1つ目は「テンプレートを用意する」です。

日報を書く際に、毎回書く項目を定めずに書いてしまうと、その日その日で何を書こうか考える時間が生まれてしまい、時間効率が悪いと言えます。

それだけではなく、項目が整理されていないことで、自分で振り返るときにはもちろん、上司に提出した際も見にくい日報になってしまうでしょう。

したがって、日報に書く項目を先に設定しておき、毎回それにのっとって日報を書くことが大切です。

なお、テンプレートを用意してくれる日報ツールについては、下記の記事で紹介しています。

2)業務中に気づいたことをメモする

新入社員が日報を効率的に書くためのテクニックの2つ目は「業務中に気づいたことをメモする」です。

日報は、業務終わりに書くことが多いですが、業務が終わった後から振り返りを考えていると多くの時間をかけてしまう結果となるでしょう。

したがって、業務中に気づいたことは気づいたその時にメモしておき、日報を書く際にはそれを転記するだけにできるようになることが理想です。

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まとめ

新入社員の方々の中には、時間を割いてなぜ日報を書かされるのかと思っている方も多いと思います。

意義や目的を理解しないまま運用した結果日報が形骸化していってしまうという企業様もたくさんあります。

しかし、日報はしっかりと目的を意識して活用することで、自分の成長を高める大きな武器となります。

したがって、自分で日報の書き方やポイントが整理出来たら、それを実践して、継続して運用することが大切となります。


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